Підходить до завершення 2014 рік  один з найскладніших в історії суверенної молодої української держави. В досить  непростих умовах довелося працювати і  (колективу ) міграційної служби. Коли на початку року  зростало невдоволення громадян роботою органів виконавчої влади, потрібно було акумулювати такт, терпіння, доброзичливість, щоб кожен громадянин відчув, що в цій установі його проблему вирішать, клопотання задовільнять і, що тут дійсно сервісна служба.
    Організувати діяльність колективу, щоб уникнути скарг населення, порушень законодавства в повсякденній роботі ділиться думками начальник Управління ДМС України в Рівненській1 області Лілія  Драпчинська.

  - Для  мене основним критерієм при прийомі на роботу працівника чи при оцінці його діяльності  є відношення до людей, які щоденно приходять у службу з  різними документами, з різними настроями, іноді лише для того, щоб спровокувати конфліктну  ситуацію.
Я рахую, що відношення працівника до роботи є важливішим, ніж його здібності. Професійним навикам можна навчитися  в процесі роботи. Не заперечно, що технічні навики працівників мають бути завжди кращі, як у керівника.
    Погляди, здібності, інтереси, морально-етичні переконання людини формуються здебільшого у сфері виробничої, професійної діяльності, а не у сфері побуту. Отож запорукою злагодженої, успішної діяльності колективу має бути, можливо це і банально звучить, кадрова робота.
Які складові цієї роботи?
 - З однієї сторони, персонал повинен відчувати турботу, тобто забезпечення належних умов для їх праці, меблі, оргтехніка, бланково-журнальна продукція. З іншої – системний контроль.
У цьому нам допомагає функціонування в області електронної бази даних, тобто щоденне введення до бази  операцій з документами, які проводить працівник у кожному підрозділі. Враховуючи, що всі операції з документами у нас автоматизовані, керівник структурного підрозділу Управління може  подивитися, наприклад, скільки паспортів і кому надруковано сьогодні у самому віддаленому районі на кордоні з Республікою Білорусь, скільки осіб зареєстрували місце проживання або чи складалися адмінпротоколи на порушників паспортно-міграційних правил.
За кілька хвилин можна роздрукувати будь-який реєстр. Наприклад, список осіб, які отримали паспорт громадянина України в персональних даних яких наявне вставне слово «огли» або «кизи»; чи скажімо кількість паспортів, які оформлені з порушенням 30-денного терміну. Така система контролю дисциплінує персонал.
 - У нас в Управлінні керівники структурних підрозділів закріплені за кількома територіальними підрозділами (так звана система кураторства) Щомісячно, іноді щоквартально по плану з районів привозять для перевірки:
 - справи по втраті паспорта, встановлення особи;
 - матеріали про адміністративні правопорушення;
 - журнали для реєстрації заяв особистого прийому;
 - журнали заяв і пропозицій тощо.
Результати перевірок оформляються кураторами у загальну довідку і обговорюються на нарадах (апаратних і загальних).
Позитивні результати у цьому році ми отримали від роботи виїзної групи у складі 4-5 працівників апарату, яка перевірила роботу всіх територіальних підрозділів. До складу групи входять  працівники з відділу паспортної роботи (для перевірки матеріалів реєстрації, оформлення паспортів, ведення книг обліку і т.д.), відділу бухгалтерської служби (для перевірки ведення обліку бланків, повноти, правильності стягнення та зарахування платежів при наданні населенню послуг), сектору документального забезпечення (для перевірки журналів вхідної і вихідної кореспонденції, номенклатури справ), працівника  сектору кадрового забезпечення (для антикорупційного моніторингу, вивчення думки громадськості, морально-психологічного клімату у підрозділі).
Метою таких виїзних перевірок не ставиться «вивернути все», хоча за результатами у поточному році один керівник сектору притягнутий до дисциплінарної відповідальності, а, в першу чергу, навчити людей допомогти, виправити недоліки. Керівники, у яких перевірки ще не було, намагаються упередити виявлені недоліки, спілкуючись зі своїми колегами. І в наступну поїздку група звертає увагу вже на інші аспекти діяльності служби.
Отже вдале керівництво зводиться до створення сприятливих умов у колективі, але з максимальним контролем та самовіддачею. Якщо сказати по іншому, то кожен може відчувати себе на роботі як у будинку, але не забувати, що не ми його господарі.
  - Для того, щоб група людей стала колективом, необхідно об’єднати їх спільними завданнями, загальними діями і постійним контактом.
Так, ми в Управлінні практикуємо виїзні наради. Обираємо підрозділ, в якому чи не найгірші умови роботи (хоча на сьогодні в нашій області таких не лишилося) і допомагаємо з ремонтом, меблями, оргтехнікою. Тут хочу подякувати керівництву ДП «Документ» та його рівненській філії. Працівники підрозділу ідеально готують документацію, архіви, фарбують, наприклад, у жовто-блакитний колір картотечні шафи, вишивають українську символіку і зустрічають гостей.
Обов’язково знаходимо час познайомитися з місцевими визначними місцями, відвідати музей, замок  долучившись тим самим до  історії рідного краю. Так до прикладу, якщо у Рокитно немає чогось визначного, то у лісі біля міста є найстаріший дуб Європи, вік якого становить 1350. Дуб володіє лікувальною і магічною силою.
Звичайно об’єднують нас такі спільні справи як опіка над навчально-реабілітаційним закладом «Особлива дитина», тваринами у Рівненському зоопарку, співпраця з волонтерськими органами для допомоги армії, дітям з онкологічними захворюваннями, спільне відвідування колективом театральних вистав та інше. Життя повноцінного колективу вимірюється не лише трудовими буднями.  Життя колективу це добрі спільні справи. Так,    напередодні відзначення Незалежності України працівники УДМС в Рівненській області ініціювали проведення благодійної акції «Зроби своїми руками добро». Разом зі своїми дітьми власними руками виготовляли обкладинки для закордонних паспортів. В такий спосіб вони вирішили допомогти своїми власними силами онкохворим дітям області. Для цього запросили фахівця з проведення майстер-класів з сучасного виду мистецтва «Декупаж». Протягом обідньої перерви працівники в українських вишиванках майстрували обкладинки для паспортів опановуючи новий вид ремесла. Допомагали дорослим їхні діти. Праця захопила майстрів. «Одяг» для обкладинки обрали теж тематичний, з елементами української символіки. По завершенню роботи під час проведення прийому громадян, охочі змогли придбати таку ексклюзивну обкладинку виготовлену власними руками працівників УДМС за символічну суму. Гроші отримані з продажу творчих доробків були перераховані в онкогематологічне відділення Рівненської обласної дитячої лікарні.
     До цього всього не завадило б ще змінити систему оплати праці, щоб державні службовці були матеріально зацікавленими у роботі у цій службі, рахували б її успішною та престижною.

Поради для керівників від  Лілії Драпчинської:
-    Не кричи. Того, хто кричить погано чути.
-    Без потреби не критикуй.
-    Без потреби не втручайся у справи підлеглих.
-    Керівник не ображається, він аналізує.
-    Умій визнавати, що неправий.
-    Переконуючи, не користуйся владою, доки не вичерпав інших засобів.
-    Не роби зауваження підлеглому в присутності сторонніх.
-    Об’єктом критики повинна бути робота, а не людина.
-    Запізнення, перенос, зрив заходу шкодять твоєму авторитету.
-    Вимагаючи виконання певних правил, перевір, чи виконуєш ти їх сам.
-    Надавай перевагу не приємному виконавцю, а незручному, але ініціативному.
-    Створи таку обстановку, щоб підлеглі у відсутність керівника працювали не гірше, ніж при ньому.

Якщо вам, як керівнику властиві такі риси, то ввірені вам працівники з задоволенням і легкістю будуть виконувати свої обов’язки та роль підлеглого.